Procedury

Archiwum Państwowe w Katowicach przyjmuje sprawy kierowane osobiście, pisemnie pocztą tradycyjną, a także za pomocą faksu i poczty elektronicznej. Zgodnie z obowiązującą Archiwa Państwowe Instrukcją Kancelaryjną (stanowiącą załącznik nr 1 do Rozporządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 8 grudnia 1998 roku) każde pismo jest dekretowane przez Dyrektora Archiwum, bądź osobę przez niego upoważnioną i poprzez nadanie znaku sprawy, rejestrowane w sekretariacie Archiwum. Następnie pismo trafia do kierownika komórki organizacyjnej, której zakres kompetencji odpowiada przedstawionej w piśmie sprawie. Kierownicy kierują pismo do poszczególnych pracowników merytorycznych. Pracownicy załatwiają sprawę zgodnie z dyspozycjami przełożonych, przygotowują projekt odpowiedzi i po zaaprobowaniu jej przez przełożonego przekazują do sekretariatu Archiwum. Sekretariat przedkłada pismo do podpisu Dyrektorowi Archiwum lub osobie przez niego upoważnionej, sprawdza pod względem formalnym i wysyła pod wskazany adres. Kierownicy oddziałów Archiwum podpisują pisma w zakresie posiadanych upoważnień.

Archiwum Państwowe w Katowicach informuje, że nie udziela odpowiedzi na korespondencję otrzymywaną pocztą elektroniczną, która nie spełnia wymogów określonych w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. "Kodeks Postępowania Administracyjnego" (tekst jednolity: Dz. U. Z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.). Oznacza to, że treść kierowanej korespondencji powinna zawierać wskazanie:

1. osoby (imienia i nazwiska), od której pochodzi.
2. adresu (kod pocztowy, miejscowość, ulica i nr domu) tej osoby.
3. przedmiotu sprawy, której dotyczy.

W przypadku braku powyższych danych w korespondencji prosimy o ich uzupełnienie i ponowne przesłanie.

Archiwum Państwowe w Katowicach wprowadziło w dniu 12 lipca 2005 r. Procedurę obsługi klienta. Jest ona dostępna dla interesantów w siedzibie urzędu oraz oddziałach zamiejscowych, w miejscach umożliwiających wolny do niej dostęp oraz na stronie internetowej.

Karta usług	Plik pdf
1. Udostępnianie, wypożyczanie i reprografia archiwaliów:
1.1. Udostępnianie:
Udostępnianie dokumentacji kartograficznej	VII/1
1.2. Reprografia archiwaliów:
Reprografia archiwaliów	VI/1
Sporządzanie reprodukcji (kserokopii, fotokopii, skanów) materjałów kartograficznych	VII/2
2. Sprawy związane z nadzorem archiwalnym, archiwami zakładowymi i składnicami akt:
2.1. Brakowanie akt:
Wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	II/1
Opiniowanie wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	II/2
Opiniowanie wniosków o wydanie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji	II/7
2.2. Normatywy:
Zatwierdzanie przepisów archiwalnych	II/3
Opiniowanie przepisów archiwalnych	II/4
Udzielanie opinii prawnych	II/6
2.3. Kontrole, ekspertyzy i lustracje:
Przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i sporządzanie protokołów kontroli	II/8
Przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych	II/9
2.4. Przejęcie akt:
Przejmowanie materiałów archiwalnych	II/11
Przyjęcie do magazynu akt kat. "A" z archiwów zakładowych znajdujących się pod nadzorem	III/1
2.5. Inne:
Udzielanie pisemnych odpowiedzi na zapytania jednostek organizacyjnych - załatwianie spraw	II/5
3. Poszukiwanie i wydawanie dokumentów z dokumentacji archiwalnej:
Wykonywanie kwerend w obrębie dokumentacji kartograficznej	VII/3
4. Sprawy związane z dokumentacją o czasowym okresie przechowywania, sprawy emerytalno-rentowe, odszkodowawcze i płacowo-osobowe:
4.1. Sprawy emerytalno-rentowe i odszkodowawcze:
Wydawanie dokumentów z zakresu stosunku pracy osobom, których akta osobowe i płacowe znajdują się w zasobie oraz upoważnionym organom	V/1
Informacje dotyczące miejsca przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej i pozostałej zlikwidowanych podmiotów gospodarczych	V/2
4.2. Udostępnianie, wypożyczanie i wykonywanie kopii z akt o czasowym okresie przechowywania:
Wypożyczanie akt przejętych odpłatnie na podstawie umów cywilno-prawnych oraz akt osobowo-płacowych	V/3
Udostępnienie akt przejętych odpłatnie na podstawie umów cywilno-prawnych	V/4
Wykonywanie kopii z akt przejętych odpłatnie na podstawie umów cywilno-prawnych	V/5
5. Odpłatne przejmowanie akt:
Odpłatne przejmowanie akt na podstawie umów cywilno-prawnych	V/6
6. Sprawy kadrowe:
Zatrudnienie nowych pracowników	K/1
7. Zaopatrzenie Archiwum:
Przetarg organizowany zgodnie z przepisami ustawy z dia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych	AG/1