Archiwum Państwowe w Katowicach przyjmuje sprawy kierowane osobiście, pisemnie pocztą tradycyjną, a także za pomocą faksu i poczty elektronicznej. Zgodnie z obowiązującą Archiwa Państwowe Instrukcją Kancelaryjną (stanowiącą załącznik nr 1 do Rozporządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 8 grudnia 1998 roku) każde pismo jest dekretowane przez Dyrektora Archiwum, bądź osobę przez niego upoważnioną i poprzez nadanie znaku sprawy, rejestrowane w sekretariacie Archiwum. Następnie pismo trafia do kierownika komórki organizacyjnej, której zakres kompetencji odpowiada przedstawionej w piśmie sprawie. Kierownicy kierują pismo do poszczególnych pracowników merytorycznych. Pracownicy załatwiają sprawę zgodnie z dyspozycjami przełożonych, przygotowują projekt odpowiedzi i po zaaprobowaniu jej przez przełożonego przekazują do sekretariatu Archiwum. Sekretariat przedkłada pismo do podpisu Dyrektorowi Archiwum lub osobie przez niego upoważnionej, sprawdza pod względem formalnym i wysyła pod wskazany adres. Kierownicy oddziałów Archiwum podpisują pisma w zakresie posiadanych upoważnień.

Archiwum Państwowe w Katowicach informuje, że nie udziela odpowiedzi na korespondencję otrzymywaną pocztą elektroniczną, która nie spełnia wymogów określonych w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. "Kodeks Postępowania Administracyjnego" (tekst jednolity: Dz. U. Z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.). Oznacza to, że treść kierowanej korespondencji powinna zawierać wskazanie:

1. osoby (imienia i nazwiska), od której pochodzi.
2. adresu (kod pocztowy, miejscowość, ulica i nr domu) tej osoby.
3. przedmiotu sprawy, której dotyczy.

Archiwum Państwowe w Katowicach wprowadziło w dniu 12 lipca 2005 r. Procedurę obsługi klienta. Jest ona dostępna dla interesantów w siedzibie urzędu oraz oddziałach zamiejscowych, w miejscach umożliwiających wolny do niej dostęp oraz na stronie internetowej.